Polityka prywatności
serwisu Pitbike Biłgoraj
Spis treści
1. Postanowienia ogólne
2. Administratorzy danych
3. Kontakt w sprawach danych osobowych
4. Zakres danych, które mogą być przetwarzane
5. Źródła pozyskania danych
6. Cele i podstawy przetwarzania danych przez Web-Art Creative Design Jarosław Majewski
7. Cele i podstawy przetwarzania danych przez Automobilklub Biłgorajski
8. Małoletni uczestnicy
9. Odbiorcy danych
10. Narzędzia i technologie wykorzystywane w serwisie
11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
12. Okres przechowywania danych
13. Prawa osób, których dane dotyczą
14. Dobrowolność podania danych
15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
16. Pliki cookies i podobne technologie
17. Bezpieczeństwo danych
18. Zmiany Polityki prywatności
19. Postanowienia końcowe
1. Postanowienia ogólne
- Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego Pitbike Biłgoraj, w szczególności w związku z:
1. przeglądaniem strony internetowej,
2. korzystaniem z formularza kontaktowego,
3. zapisaniem się do newslettera,
4. rejestracją i korzystaniem z konta użytkownika,
5. składaniem Rezerwacji,
6. udziałem w Regularnych Treningach,
7. udziałem w Track Day,
8. korzystaniem z usług dodatkowych, w tym wynajmu motocykla,
9. komunikacją organizacyjną i obsługą dokumentów uczestnika,
10. publikacją zdjęć i nagrań wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej zgody. - Polityka prywatności ma charakter informacyjny i służy wykonaniu obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą.
- Szczegółowe zasady korzystania z serwisu, składania Rezerwacji i udziału w wydarzeniach określają także:
1. Regulamin serwisu rezerwacji /
2. Regulamin Regularnych Treningów,
3. Regulamin Track Day,
4. Regulaminy wynajmu motocykli,
5. Regulamin obiektu lub toru.
2. Administratorzy danych
2.1. Administrator danych dla serwisu, konta użytkownika, formularzy, newslettera, organizacyjnej obsługi wydarzeń oraz procesów prowadzonych przez Web-Art Creative Design Jarosław Majewski
Administratorem danych osobowych jest:
Web-Art Creative Design Jarosław Majewski
ul. Zamojska 159, 23-400 Biłgoraj
NIP: 9181963786
e-mail: kontakt@pitbikebilgoraj.pl
tel.: +48 695 283 038
2.2. Odrębny administrator danych dla Track Day w zakresie zawarcia i wykonania umowy udziału, płatności, rozliczeń i reklamacji
Odrębnym administratorem danych osobowych w zakresie Track Day jest:
Automobilklub Biłgorajski
ul. Targowa 15, 23-400 Biłgoraj
NIP: 918-10-00-958
REGON: 950005660
e-mail: poczta@akbilgorajski.pl
tel.: (84) 686 24 98, tel. kom.: 691 753 301
2.3. Rola Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowo-Usługowe „GELIA” Arkadiusz Lipowski
- Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowo-Usługowe „GELIA” Arkadiusz Lipowski, ul. Łubiarska 18, 23-400 Biłgoraj, NIP: 9181947971, współtworzy projekt Pitbike Biłgoraj i współorganizuje Regularne Treningi od strony organizacyjnej.
- Zgodnie z przyjętym modelem organizacyjnym procesy związane z serwisem internetowym, Rezerwacjami, płatnościami, reklamacjami, kontaktem z uczestnikiem i dokumentacją uczestnika prowadzi Web-Art Creative Design Jarosław Majewski.
- Jeżeli Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowo-Usługowe „GELIA” Arkadiusz Lipowski uzyskuje dostęp do danych osobowych w związku z realizacją czynności organizacyjnych lub technicznych, dostęp ten odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania tych czynności, na podstawie odpowiedniego umocowania organizacyjnego oraz przy zachowaniu poufności.
- W procesach opisanych w niniejszej Polityce prywatności Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowo-Usługowe „GELIA” Arkadiusz Lipowski nie prowadzi samodzielnie serwisu internetowego, nie przyjmuje płatności od uczestników, nie prowadzi reklamacji uczestników i nie obsługuje dokumentacji uczestnika jako odrębny administrator danych.
2.4. Rozdzielenie ról administratorów
- Web-Art Creative Design Jarosław Majewski jest administratorem danych w szczególności w zakresie:
1. prowadzenia serwisu internetowego,
2. kont użytkowników,
3. formularzy kontaktowych i newslettera,
4. organizacyjnej obsługi zgłoszeń, komunikacji z uczestnikami, przygotowania dokumentów uczestnika oraz bieżącej koordynacji operacyjnej wydarzeń realizowanych pod marką Pitbike Biłgoraj,
5. przyjmowania płatności, wystawiania dokumentów sprzedaży i obsługi reklamacji dla Regularnych Treningów,
6. wynajmu motocykli realizowanego przez Web-Art Creative Design Jarosław Majewski. - Automobilklub Biłgorajski jest odrębnym administratorem danych w szczególności w zakresie:
1. zawarcia i wykonania umowy udziału w Track Day,
2. przyjmowania płatności za udział w Track Day,
3. rozliczeń i dokumentów sprzedażowych związanych z Track Day,
4. rozpatrywania reklamacji dotyczących Track Day,
5. realizacji obowiązków prawnych związanych z organizacją Track Day po stronie Automobilklubu Biłgorajskiego. - O kwalifikacji roli danego podmiotu decyduje rzeczywisty model przetwarzania danych.
3. Kontakt w sprawach danych osobowych
- W sprawach dotyczących danych osobowych przetwarzanych przez Web-Art Creative Design Jarosław Majewski można kontaktować się:
1. mailowo: kontakt@pitbikebilgoraj.pl,
2. telefonicznie: +48 695 283 038,
3. pisemnie na adres siedziby wskazany wyżej. - W sprawach dotyczących danych osobowych przetwarzanych przez Automobilklub Biłgorajski można kontaktować się:
1. mailowo: poczta@akbilgorajski.pl,
2. telefonicznie: (84) 686 24 98 lub 691 753 301,
3. pisemnie na adres siedziby wskazany wyżej.
4. Zakres danych, które mogą być przetwarzane
W zależności od celu i używanej funkcjonalności mogą być przetwarzane w szczególności następujące dane:
- dane identyfikacyjne, w tym imię i nazwisko;
- dane kontaktowe, w tym adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny;
- dane związane z kontem użytkownika, w tym login, hasło w postaci zabezpieczonej technicznie, historia aktywności w koncie;
- dane związane z Rezerwacją, w tym Numer Rezerwacji, dane płatności, dane do faktury, zarezerwowane Wydarzenie lub usługa;
- dane organizacyjne związane z udziałem w wydarzeniu, w tym wybrany termin, grupa, motocykl, opcjonalnie deklarowany czas okrążenia, dane osoby do kontaktu w nagłym przypadku oraz treść uwag przekazanych dobrowolnie w formularzu;
- dane rodzica albo opiekuna prawnego oraz dane małoletniego uczestnika w zakresie niezbędnym do dopuszczenia do udziału w Regularnych Treningach;
- dane zawarte w korespondencji e-mail, zgłoszeniach i reklamacjach;
- dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem z serwisu, w tym adres IP, identyfikatory online, informacje o urządzeniu, przeglądarce, logach technicznych i ustawieniach zgód cookies;
- dane związane z zapisaniem się do newslettera;
- dane wynikające z odrębnie udzielonej zgody na publikację wizerunku.
- Co do zasady nie żądamy podawania danych szczególnych kategorii, w tym danych o zdrowiu, w podstawowych formularzach i procesie Rezerwacji.
- Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do realizacji wybranego celu, na przykład udzielenia odpowiedzi, założenia konta, realizacji Rezerwacji albo dopuszczenia do udziału w wydarzeniu.
5. Źródła pozyskania danych
Dane osobowe mogą pochodzić:
- bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą;
- od rodzica albo opiekuna prawnego małoletniego uczestnika;
- z formularzy dostępnych w serwisie;
- z procesu Rezerwacji i płatności;
- z korespondencji e-mail lub telefonicznej;
- z dokumentów podpisywanych na miejscu przed wydarzeniem;
- z danych technicznych generowanych podczas korzystania z serwisu.
6. Cele i podstawy przetwarzania danych przez Web-Art Creative Design Jarosław Majewski
Web-Art Creative Design Jarosław Majewski może przetwarzać dane osobowe w następujących celach:
6.1. Prowadzenie serwisu internetowego i zapewnienie jego bezpieczeństwa
Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes administratora.
6.2. Obsługa formularza kontaktowego i komunikacji z użytkownikiem
Podstawa prawna: podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy albo prawnie uzasadniony interes administratora.
6.3. Rejestracja i prowadzenie konta użytkownika
Podstawa prawna: wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.
6.4. Newsletter i komunikacja marketingowa
Podstawa prawna: zgoda osoby, której dane dotyczą, albo inna właściwa podstawa wynikająca z obowiązujących przepisów.
6.5. Zawarcie i wykonanie umowy dotyczącej Regularnych Treningów w zakresie obsługi prowadzonej przez Web-Art Creative Design Jarosław Majewski
Podstawa prawna: wykonanie umowy oraz obowiązki prawne ciążące na administratorze.
6.6. Organizacyjna obsługa uczestników wydarzeń prowadzona przez Web-Art Creative Design Jarosław Majewski w ramach projektu Pitbike Biłgoraj
Podstawa prawna: wykonanie umowy, podjęcie działań przed zawarciem umowy albo prawnie uzasadniony interes administratora.
6.7. Obsługa wynajmu motocykla realizowanego przez Web-Art Creative Design Jarosław Majewski
Podstawa prawna: wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes administratora związany z ochroną mienia i dochodzeniem roszczeń.
6.8. Publikacja zdjęć i nagrań
Podstawa prawna: zgoda. Zgoda na wykorzystanie wizerunku jest odrębna od akceptacji regulaminu i nie stanowi warunku samego udziału w wydarzeniu.
6.9. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes administratora.
6.10. Wykonanie obowiązków prawnych
Podstawa prawna: obowiązek prawny ciążący na administratorze.
7. Cele i podstawy przetwarzania danych przez Automobilklub Biłgorajski
Automobilklub Biłgorajski może przetwarzać dane osobowe w następujących celach:
7.1. Zawarcie i wykonanie umowy udziału w Track Day
Podstawa prawna: wykonanie umowy albo podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy.
7.2. Przyjmowanie płatności, rozliczenia i dokumenty sprzedażowe
Podstawa prawna: wykonanie umowy oraz obowiązek prawny.
7.3. Rozpatrywanie reklamacji dotyczących Track Day
Podstawa prawna: obowiązek prawny, wykonanie umowy albo prawnie uzasadniony interes administratora.
7.4. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes administratora.
8. Małoletni uczestnicy
- Regularne Treningi mogą obejmować także małoletnich uczestników na zasadach określonych w regulaminie szczegółowym.
- W przypadku małoletniego uczestnika dane mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do:
1. zapisania dziecka na wydarzenie przez rodzica albo opiekuna,
2. weryfikacji warunków udziału,
3. przygotowania i podpisania dokumentów na miejscu,
4. kontaktu organizacyjnego i zapewnienia prawidłowej obsługi wydarzenia. - Dane małoletniego uczestnika są co do zasady przekazywane przez rodzica albo opiekuna prawnego.
- Publikacja wizerunku małoletniego wymaga odrębnej zgody rodzica albo opiekuna prawnego i nie stanowi warunku udziału w wydarzeniu.
9. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być ujawniane lub powierzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu, w szczególności następującym kategoriom odbiorców:
- podmiotom świadczącym usługi hostingowe, serwerowe, pocztowe i techniczne;
- dostawcom narzędzi wykorzystywanych w serwisie, jeżeli dana integracja lub funkcjonalność powoduje przekazywanie danych;
- podmiotom obsługującym system Rezerwacji, sklep internetowy i funkcjonalności checkoutu;
- podmiotom świadczącym obsługę księgową, podatkową, prawną lub informatyczną;
- operatorom płatności i bankom w zakresie niezbędnym do obsługi płatności;
- Automobilklubowi Biłgorajskiemu albo Web-Art Creative Design Jarosław Majewski wzajemnie, w zakresie niezbędnym do realizacji Track Day zgodnie z rozdziałem ról opisanym w niniejszej Polityce prywatności;
- osobom upoważnionym do działania po stronie administratora, w tym współpracownikom zapewniającym wsparcie organizacyjne i techniczne;
- Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowo-Usługowe „GELIA” Arkadiusz Lipowski wyłącznie w zakresie niezbędnym do wsparcia organizacyjnego i technicznego projektu Pitbike Biłgoraj, zgodnie z przyjętym modelem dostępu do danych;
- podmiotom odpowiedzialnym za obsługę infrastruktury obiektu, zabezpieczenia medycznego, organizację wydarzenia, w zakresie niezbędnym dla bezpieczeństwa i prawidłowej realizacji wydarzenia;
- organom publicznym wyłącznie wtedy, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
10. Narzędzia i technologie wykorzystywane w serwisie
W serwisie wykorzystywane są lub mogą być wykorzystywane w szczególności następujące rozwiązania:
- system serwisowy i sklepowy oparty o WordPress i WooCommerce;
- rozwiązania wspierające checkout i Rezerwacje, w tym FunnelKit;
- formularz kontaktowy;
- narzędzie do zarządzania zgodami cookies, w tym Complianz;
- Google reCAPTCHA;
- osadzenia lub integracje związane z Google Maps i YouTube;
- osadzenia lub integracje związane z Facebook i Instagram;
- zaplecze pocztowe i newsletterowe;
- zaplecze hostingowo-serwerowe.
Szczegóły dotyczące plików cookies i podobnych technologii, w tym zgód, kategorii cookies i sposobu zarządzania nimi, określa odrębna Polityka cookies.
11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- W związku z korzystaniem z niektórych usług i osadzeń, w szczególności związanych z Google, YouTube, Google Maps, reCAPTCHA, Facebook lub Instagram, dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych, jeżeli dana funkcjonalność tego wymaga.
- W takim przypadku administrator dąży do korzystania z rozwiązań opartych na mechanizmach przewidzianych w obowiązujących przepisach o ochronie danych osobowych.
- Szczegółowy zakres przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy może zależeć od tego, z jakich funkcjonalności użytkownik skorzysta i jakie zgody wyrazi.
12. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu przetwarzania, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa lub uzasadnionej potrzeby obrony przed roszczeniami.
Co do zasady:
- dane związane z kontem użytkownika – do czasu usunięcia konta, a następnie przez okres niezbędny do rozliczenia i obrony roszczeń;
- dane z formularza kontaktowego i zwykłej korespondencji – przez okres obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń lub do czasu utraty przydatności;
- dane związane z newsletterem – do czasu cofnięcia zgody albo skutecznego wypisania się;
- dane związane z Regularnymi Treningami, Track Day i wynajmem – przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa i okres przedawnienia roszczeń;
- dane rozliczeniowe i księgowe – przez okres wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego;
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu cofnięcia zgody, chyba że wcześniej utraciły przydatność albo istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania;
- dane techniczne i logi – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i prawidłowego działania serwisu.
13. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje w granicach przewidzianych prawem prawo do:
- dostępu do danych;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
14. Dobrowolność podania danych
- Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do:
1. założenia i obsługi konta,
2. wysłania formularza kontaktowego,
3. zapisania się do newslettera,
4. złożenia Rezerwacji,
5. realizacji udziału w wydarzeniu,
6. wystawienia dokumentu sprzedaży,
7. przygotowania dokumentów uczestnika,
8. rozpatrzenia reklamacji. - Niepodanie danych wymaganych może skutkować brakiem możliwości wykonania danej usługi, realizacji Rezerwacji albo obsługi zgłoszenia.
15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
- Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika lub uczestnika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na niego wpływały.
- Jeżeli w przyszłości którykolwiek z administratorów wdroży procesy tego rodzaju, informacja ta zostanie wyraźnie podana przed rozpoczęciem takiego przetwarzania, zgodnie z obowiązującymi wymogami informacyjnymi.
16. Pliki cookies i podobne technologie
- Serwis korzysta z plików cookies i podobnych technologii.
- Część cookies ma charakter niezbędny dla prawidłowego działania strony i nie wymaga zgody, a część może wymagać uprzedniej zgody użytkownika zależnie od ich funkcji i obowiązujących przepisów.
- Zarządzanie zgodami odbywa się za pomocą narzędzia wdrożonego w serwisie.
- Szczegółowe informacje o cookies, kategoriach, czasie przechowywania i narzędziach zewnętrznych znajdują się w odrębnej Polityce cookies.
17. Bezpieczeństwo danych
- Administratorzy stosują odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym ujawnieniem, dostępem lub innym bezprawnym przetwarzaniem.
- Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru danych, ryzyk oraz wykorzystywanych narzędzi i procesów.
18. Zmiany Polityki prywatności
- Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:
1. zmiany przepisów prawa,
2. zmiany funkcjonalności serwisu,
3. zmiany narzędzi lub dostawców,
4. zmiany modeli organizacyjnych dotyczących wydarzeń,
5. potrzeby doprecyzowania treści informacyjnej. - Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w serwisie.
19. Postanowienia końcowe
- Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia publikacji.
- W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
